Inbox Zero! Talvez seja uma das palavras que digo várias vezes por dia (ou semana) e que pratico há vários anos. Nas formações que dou costumo também falar deste método e dou como exemplo como o pratico. Basicamente é um método de gestão de tempo na organização de emails. Funciona muito bem para mim, mas pode não ser o ideal para muitos.

Inbox Zero combinado com método GTD (já explico mais à frente) são a minha fórmula diária. Aquelas caixas de email com “500 emails” por ler para mim não é bonito de se ver, e quando digo bonito, digo mesmo que acho que não passa uma imagem… de organização e de gestão.

Afinal que nome estranho é este GTD?

Tão simples quanto isto Getting Things Done – é um sistema de organização de tarefas e projetos que foi desenvolvido, e assim batizado, pelo consultor e autor David Allen. Provavelmente já passaram o olho no livro Getting Things Done, The Art of Stress-free Productivity. Yes, é isto o GTD.

Aconselho a ler o livro para aprofundar mais sobre a matéria, afinal existe todo um livro sobre este tema, mas no que consiste este sistema muito resumido é prioritizar e não ser o multitasking que gostamos de ser ao fazer tudo ao mesmo tempo, que nos deixa sempre stressados e com a sensação que não temos tempo para tudo. Tudo se resumo a estabelecer prioridades.

Para começar um sistema de Getting Things Done em 5 passos, eu por exemplo uso um bullet journal combinado depois com a aplicação Asana (pessoalmente uso a versão desktop).

1. Fazer uma listagem de tudo o que temos para fazer, mesmo de tudo. Seja em papel, com recurso a aplicações, o que preferirem e já usarem no vosso dia-a-dia.

2. Perceber as ações que cada tarefa implica. E, se alguma tarefa é passível de ser feita logo, devemos de a fazer imediatamente (menos uma na lista de to-do’s).

3. Organizar a listagem por prioridades e categorias – aqui é o grande segredo – Definir datas e se preferirem lembretes (para não se esquecerem).

4. Rever esta listagem. O que vai sendo feito, fica completo, passamos às próximas tarefas , e num sistema de prioridades, conseguimos depois encaixar imprevistos, e novas entradas.

5. Agora que temos as nossas tarefas organizadas por categorias e por prioridades é só seguir o programa. Sabemos onde estamos, o que temos para fazer e acima de tudo temos a perceção do que se segue.

A combinação de GTD com Inbox Zero

Existem várias maneiras de chegar a uma inbox zero, criando pastas, aplicando filtros… pessoalmente eu tenho o email organizado por pastas e a inbox por bandeiras com cores.

1. O nosso tempo é tão precioso que temos de perceber, e aceitar, que nem todos os emails nos podem ocupar tempo.

2. 20/80 – 20% dos emails consomem 80% da nossa atenção. Os restantes 80% são emails que podemos responder rapidamente.

3. Quanto mais escrevermos nos emails, mais tempo demoramos e menor a probabilidade de quem recebe o email perceber tudo objetivamente. Por isso, devemos ser diretos no assunto e no que escrevemos.

4. Ser realista – Aprender a dizer Não, e a filtrar o que realmente é prioritário para dar seguimento. Chegar a uma inbox zero tem muito disto, de perceber que emails podem ser despachados rapidamente e quais é que ocupam mais tempo.

O mais importante é que temos de perceber que não conseguimos fazer tudo ao mesmo tempo, e que nem tudo é possível de ser concretizado. Temos de nos focar nas prioridades, seguir o nosso plano de trabalho.

Como manter uma inbox de email saudável?

1. Fazer unsubsribe de newsletters que não têm interesse. Ou filtrar as newsletters para uma pasta específica no email, para irmos lá ver quando quisermos.

2. Não estar sempre a controlar a caixa de email, se por preciso fechamos mesmo o email para nos conseguirmos focar nas tarefas.

3.  Emails por abrir, é algo que nos pode levar à loucura quando vivemos num método de inbox zero e começamos a ver o contador de emails por abrir a aumentar. Eu abro os emails, e coloco uma bandeira de cor, assim já sei que aquele email ainda não o vi corretamente, mas deixa de aparecer como um novo email.

4. Pessoalmente uso um sistema de bandeiras por cores para organizar os emails que ainda tenho na Inbox.

Por exemplo:

Vermelha – emails que ainda não respondi;

Amarela – se respondi, mas estou a a guardar uma rápida resposta dos clientes;

Roxa – faturação: se estou a aguardar confirmação de pagamento, ou se tenho de fazer algum pagamento;

Cinza – se estou a aguardar alguma resposta do resto da equipa com quem trabalho.

E depois de tudo resolvido tenho várias pastas organizadas por nomes de clientes, fornecedores, emails pessoais, pedidos de informação de serviços (para depois fazer follow-up), etc.

Nem sempre funciona, nem sempre está tudo organizado, mas são métodos e sistemas que ajudam a melhorar a nossa capacidade de concentração, e principalmente baixar o nível de stress que a caixa de entrada dos emails pode causar.