Fazer backups.

Acho que só assim chega para nos lembrarmos de como é importante fazer backups e de arrumarmos a nossa vida digital.

Grande parte de nós, só após um grande susto ou até mesmo um grande desastre de perder ficheiros ou documentos importantes é que se lembra de que tem de fazer backups. Pois…

Confesso que sou um pouco obcecada com backups e arrumações dos meus ficheiros. Existe em mim uma Marie Kondo versão online para organização de backups e documentos.

Como fazer backups?

Já fiz de várias maneiras, umas mais manuais que outras mas no último ano mudei completamente a minha maneira de fazer backups e tornei tudo mais automático. Basicamente mudei-me para a Drop Box. Mas… continuo a ter um disco NAS também com uma cópia dos meus ficheiros que serve como cloud.

Backups com a Dropbox

Mudei tudo para a Dropbox ou seja agora todos os meus trabalhos estão na Dropbox e trabalho sempre a partir de lá. Com a aplicação da Dropbox para desktop temos os ficheiros no computador e podemos trabalhar a partir deles, o que faz com que estejam sempre sincronizados depois em qualquer lado.

Não se iludam, tem custos, pois para ter mais capacidade de espaço logo aí temos de fazer upgrade à nossa conta. Mas para mim vale todo o dinheiro só pelo facto de estar muito mais tranquila agora com backups. Devia de ter ouvido a Inês à mais tempo quando ela falava em Dropbox…

O que mais jeito me dá e que uso mais vezes através da Dropbox:

• Tenho acesso em todo o lado aos meus ficheiros, em qualquer computador consigo fazer login e aceder a eles;
• Fica sempre tudo sincronizado e na “nuvem” logo não tenho o problema de perder ficheiros ou de andar com discos;
• Facilmente quando preciso de enviar um ficheiro consigo aceder através do telemóvel e enviar na hora;
• Passei a enviar documentos por email através de links, o que faz com que já não tenha de enviar ficheiros pesados por email.
• Consigo partilhar links com os meus clientes com pastas organizadas com ficheiros, e que sincronizam caso eu tenha de alterar algum ficheiro

Arrumações dos nossos ficheiros

Aqui sigo uma regra básica: tentar manter sempre a mesma lógica para cada projecto. Ou seja, arrumar e dar o mesmo tipo de nomes para que facilmente eu me oriente.

Em tempos quando trabalhava numa agência criámos algumas regras para organizarmos os ficheiros de todos e a essência era muito simples: tínhamos de ter a percepção que qualquer um de nós se tivesse de aceder ao computador do outro iria facilmente perceber onde estavam as coisas, quais os últimos ficheiros, o que eram artes-finais, etc.

Se temos sempre um tipo de trabalho regular, criamos logo as pastas standard para este projecto. Exemplo de uma pasta para um projecto de web design:

• Pasta com material do cliente;
• Pesquisa;
• Conteúdos finais;
• Imagens optimizadas para web;
• Wireframes;
• etc.

Nomes dos ficheiros

Os nomes que damos aos ficheiros também valem de muito, não só para os podermos pesquisar como para nos orientarmos numa quantidade infindável de ficheiros. Tento sempre seguir a mesma regra.

Todos os ficheiros que são versões de trabalhos eu duplico cada vez que faço uma nova alteração ou proposta, o que faz com que o resultado seja algo assim:

• proposta-branding-cliente-01.pdf,
• proposta-branding-cliente-02.pdf,

e por aí fora… assim sei sempre qual a última versão e muitas vezes é preciso voltar às primeiras propostas e assim tenho tudo guardado.

Para o nome dos ficheiros é importante não usar espaços, caracteres especiais, acentos, etc. O Nome do fcheiro deve conter: tipo de projecto + cliente + numero da versão.

Ah! Dizem que o nosso destktop é o reflexo da nossa organziação. Será?